Vnitřní oznamovací systém – „Whistleblowing“

Společnost, která provozuje realitní činnost pod obchodní značkou Anveron spol. s r.o. (dále jen Společnost) a která je povinnou osobou podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen Zákon) a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen AML zákon), zřizuje Vnitřní oznamovací systém (dále jen VOS) za účelem oznamování možných protiprávních jednání.

1. ÚVOD

Tento vnitřní oznamovací systém umožní bezpečně sdělit podezření na možné protiprávní jednání a přitom chrání oznamovatele před odvetnými opatřeními (whistleblowing). Prioritou společnosti je poskytnout všem oznamovatelům jistotu, že podnět bude řádně prošetřen a v případě pochybení budou přijata příslušná opatření ke zjednání nápravy.

2. OZNÁMENÍ

Jaké jednání lze oznamovat

Vnitřní oznamovací systém je určen zaměstnancům Realitní kanceláře a ostatním fyzickým osobám, které se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností pro Realitní kancelář dozvěděli o protiprávním jednání, které:

1. má znaky trestného činu,
2. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
3. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
   • finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
   • daně z příjmů právnických osob,
   • předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
   • ochrany spotřebitele,
   • souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
   • bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
   • ochrany životního prostředí,
   • bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
   • radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
   • hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
   • ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
   • ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
   • ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
   • fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

V případě, že se nejedná o oznámení jednání mající znaky trestného činu, musí oznamované jednání porušovat předpisy spadající do oblastí vymezených výše pod č. 1 až 14.

Oznámení lze učinit

Oznámení lze učinit prostřednictvím tohoto Vnitřního oznamovacího systému Realitní kanceláře příslušné osobě, kterou stanoví tento Vnitřní oznamovací systém, dále lze oznámení učinit za podmínek Zákona také Ministerstvu spravedlnosti (viz https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/) nebo uveřejnit v souladu s ustanovením § 7 odst. 1 písm. c) Zákona o ochraně oznamovatelů. Nicméně při oznamování porušení zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML zákona) je nutné využít oznamovací systém Finančního analytického úřadu (FAÚ) nebo příslušné profesní komory.

Příslušná osoba je osoba, která je určena společností k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení o možném protiprávním jednání, která v případě důvodnosti oznámení navrhuje opatření k nápravě nebo předejití vzniklého protiprávního stavu. Při výkonu své činnosti postupuje nestranně a je vázána mlčenlivostí.

Příslušnou osobou za Realitní kancelář je:

• Hana Hemzáčková, projektová manažerka
• Telefonní číslo: 737 010 767
• E-mailová adresa: vos@anveron.cz
• Adresa: Anveron spol. s r.o.

Oznámení lze činit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému:

• Osobně při setkání s příslušnou osobou. O ústním oznámení pořídí příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil – vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.
• Písemně k rukám příslušné osoby – tj. doručením zásilky s označením Neotvírat, whistleblowing“ na adresu sídla Realitní kanceláře, přičemž takto označenou obálku nejsou zaměstnanci společnosti oprávněni otevřít a jsou povinni ji předat přímo příslušné osobě,
• Elektronicky na e-mailovou adresu zřízenou výlučně pro účely hlášení oznámení, k níž má přístup pouze příslušná osoba

Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, dále popis případu se všemi podstatnými informacemi a je-li to možné i podklady dokládající uvedená tvrzení tak, aby bylo možné důvodnost oznámení řádně posoudit.

Realitní kancelář nevylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákon o ochraně oznamovatelů.

Postup po podání oznámení:

Po přijetí oznámení je vždy posuzována jeho důvodnost. Oznamovatel bude vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě 7 dnů od jeho podání ledaže

1. oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
2. je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Oznamovatel bude rovněž vyrozuměn o výsledcích posouzení oznámení nejpozději do 30 dnů ode dne přijetí oznámení či v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejpozději však dvakrát, o čemž oznamovatele vždy vyrozumí před jejím uplynutím.

Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

• Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby povinného subjektu, pro který oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než povinnému subjektu, který tuto příslušnou osobu určil. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele. Příslušná osoba Společnosti doporučí, pokud je to možné, přijetí nápravných opatření tak, aby z doporučení nebylo zřejmé, kdo je oznamovatelem a nedošlo k prozrazení ani jiných „důvěrných informací“ obsažených v oznámení.
• Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, RK bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Ochrana oznamovatele:

Při procesu zpracování oznamování a následných opatřeních musí být zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele a veškerých třetích osob zmíněných v oznámení.

Důvěrnost totožnosti oznamovatele je chráněna zejména tím, že:

1. veškeré komunikační kanály jsou provozovány bezpečným způsobem, nejsou využívány pro jiné (např. pracovní) účely a přístup k nim má pouze příslušná osoba po zadání hesla (nad rámec zadání přihlašovacích údajů do počítače),
2. Pracovníci jsou tímto předpisem výslovně poučeni o zákazu otevírat zásilku označenou nápisem „Neotvírat, whistleblowing, k rukám příslušné osoby“ či jiným obdobným textem a o povinnosti předat ji přímo příslušné osobě,
3. k evidenci údajů o přijatých oznámeních, dokumentům souvisejícím s oznámením a uchovávaným oznámením má přístup pouze příslušná osoba a tato data jsou uchovávána bezpečným způsobem, odděleně od jiných dat naší společnosti,
4. příslušná osoba je vázána mlčenlivostí o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení této činnosti, o čemž je poučena a o poučení je podepisován záznam, resp. je zaznamenáno ve smlouvě
5. naše společnost při výběru příslušné osoby dbá nejen na to, aby příslušná osoba disponovala dostatečnými odbornými znalostmi, morální vyspělostí a byla zárukou nestranného výkonu svých úkolů,
6. veškeré osobní údaje oznamovatelů jsou spravovány v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů,
7. příslušná osoba má povinnost vždy chránit identitu oznamovatele. Informace o totožnosti oznamovatele a společně chráněných osob je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytují-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které jsou povinni informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

Ochrana oznamovatele před odvetnými opatřeními

Pokud oznamovatel učiní oznámení v souladu se stanovenými zákonnými pravidly, má nárok na ochranu před odvetnými opatřeními.

Odvetným opatřením může být např. rozvázání pracovního poměru, nepovýšení, diskriminace či obtěžování na pracovišti, ale například i změna pracovní doby, místa výkonu práce, neobnovení pracovní smlouvy na dobu určitou a neumožnění odborného rozvoje apod. Jde-li o oznámení, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, náleží oznamovateli ochrana podle tohoto zákona a jiných právních předpisů od okamžiku, kdy jejich totožnost vyjde najevo tomu, kdo je může vystavit odvetnému opatření. Ke vzdání se práva na ochranu před odvetným opatřením se nepřihlíží.

Ochrana před odvetným opatřením náleží jak oznamovateli, tak dalším osobám uvedeným v § 4 odst. 2 ZOCH, jedná se tedy například o osobu blízkou oznamovateli, osobu, která je kolegou nebo zaměstnancem oznamovatele, nebo osobu, která poskytla pomoc oznamovateli při zjišťování informací obsažených v oznámení)

Ochrana oznamovatele dle Zákona a povinnosti společnosti dle Zákona se nevztahují na anonymní oznámení. Pokud Příslušná osoba obdrží prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému anonymní oznámení, toto oznámení založí do evidence a dále s ním nijak nenakládá, a to až do doby, než vyjde dodatečně najevo totožnost anonymního oznamovatele.

Ochrana před odvetným opatřením dále nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích - vědomě nepravdivé oznámení.

Evidence a uchovávání oznámení

Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

• datum přijetí oznámení,
• jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.

Do evidence údajů, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba.

Realitní kancelář je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty s ním související po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

Získané informace, vč. osobních údajů, jsou považovány za důvěrné a bude s nimi nakládáno v souladu s platnou právní úpravou a informacemi o zpracování osobních údajů https://www.anveron/zasady-ochrany-osobnich-udaju/.

ZÁVĚR

Tento Vnitřní oznamovací systém je zveřejněn na webových stránkách Realitní kanceláře: www.anveron.cz

Realitní kancelář se zavazuje zajistit pravidelné vzdělávání svých zaměstnanců zejména v oblasti problematiky ochrany oznamovatelů, ve věci jejich práva podat oznámení podle zákona a ohledně jejich povinnosti poskytovat příslušné osobě součinnost. Zároveň se Realitní kancelář zavazuje tento Vnitřní oznamovací systém pravidelně vyhodnocovat a zajišťovat jeho efektivitu a soulad se Zákonem.

Tato interní směrnice nabývá účinnosti dne 1. 8. 2023.